نقش روابط عمومی در روابط سازمانی مؤسسات و سازمان ها

نقش روابط عمومی در روابط سازمانی ، به عنوان سامانه برقراری ارتباط مؤثر، نزدیک و سازنده مدیریت سازمان با دیگر بخش ها، اعم از بخش های درونی و بیرونی است. با برقراری این ارتباط، می توان امکان تطابق فعالیت های سازمان با نیازهای بیرونی را فراهم آورد.

یکی از عواملی که در سرنوشت هر مؤسسه، گروه و فرد اهمیت و ارزش اساسی دارد و آنها را در نیل به هدف ها یاری می دهد، کیفیت رابطه آنها با افراد و مؤسساتی که با آنها سر و کار دارند و همچنین با افکار عمومی جامعه ای است که در آن به فعالیت مشغولند. هر اندازه این ارتباط بطور مفیدتری مستقر و به شکل مؤثرتری گسترش یافته باشد، به همان اندازه، فرد، گروه و مؤسسه در دستیابی به اهداف خود موفق تر است. اکنون به عنوان یک اصل اساسی در مدیریت پذیرفته شده که افراد و مؤسسات برای رسیدن هر چه بهتر و سهل تر به مقاصد خود، نیازمند حسن رابطه و درک متقابل و توسعه تفاهم با یکدیگر و عموم مخاطبان هستند.

مدیران مؤسسات، به دلایل فوق، در تشکیلات خود اقدام به تأسیس دفتر، واحد یا بخشی تحت عنوان روابط عمومی نموده اند تا از طریق آن ارتباط مفید و مؤثر را با افراد داخل و خارج سازمان برقرار نمایند و با آگاه کردن، تشویق و ترغیب آنان، به اهداف مدیران، سریع تر، راحت تر و با هزینه کمتر جامه عمل بپوشانند. دست اندرکاران چنین دفاتری همه روزه در تلاشند تا با استفاده از تکنیک ها و تخصص های حرفه ای روابط عمومی، به گسترش تفاهم و ارتباط مؤثر با مخاطبان بپردازند.

روابط عمومی در حقیقت، ابزار دوگانه ای است که از یک سو باعث آگاهی مدیران از محیط پیرامون و از سوی دیگر باعث انعکاس درست فعالیت سازمان به مخاطب می گردد. برقراری این ارتباط دوطرفه در هر سطحی، مترادف سطح توفیق روابط عمومی است. به همین دلیل توجه به چند نکته درخصوص فعالیت روابط عمومی حایز اهمیت است:

نخست آن که در فعالیت های روابط عمومی همواره بر برقراری ارتباط “دوسویه” تأکید می شود.

دوم آن که در فرآیندهای ارتباطی روابط عمومی همواره اصل بر “تفاهم” است. در ارتباطات این حوزه نه تنها “تحمیل” جایی ندارد، بلکه از “اقناع” نیز پرهیز می شود؛ چرا که در اقناع نیز نوعی رویکرد سلطه جویانه مخفی را می توان جستجو کرد. فرآیندی که در بلند مدت باعث مقاومت مخاطب در برابر پیام می شود.

سوم آنکه اتکاء به “تحقیق” به معنای واقعی کلمه، اصل مهمی در این کار است. اتکاء بر تحقیق به معنای واقعیت بی پیرایه هر پدیده، این امکان را برای روابط عمومی بوجود می آورد که تصمیم ساز سازمان را در بهترین جهت هدایت کند. “تحقیق” و نیل به واقعیت ، تنها از راه سنجش مستمر و منظم افکار مخاطبان امکان پذیر است و تنها از این راه است که می توان با انتقال و ارائه اطلاعات دقیق و کارآمد به حوزه مدیریت سامانه، “اعتماد” او را جلب و در فرآیند تصمیم سازی او مشارکت نمود.

چهارم آنکه “اخلاق” در روابط عمومی اصلی بی بدیل است. در این راه پایبندی به اخلاق  حرفه ای، نه فقط از جهت ارزش های متعالی، بلکه از دیدگاه فنی و حرفه ای نیز یک ضرورت است. بدون پایبندی به این اصل، اطلاعات دقیق و درستی به مدیریت و سازمان منتقل نخواهد شد.

این گونه است که روابط عمومی را باید بخشی از فرآیند “مدیریت” سازمان دانست و نه ابزاری برای اعمال مدیریت. روابط عمومی به سازمان و مدیریت آن کمک می کند تا با محیط خود به تعامل مناسب بپردازد. براین اساس، روابط عمومی یک منعکس کننده محض نیست، بلکه یک عامل مشارکتی است در اصلاح آنچه که در نهایت به جامعه مخاطبان منعکس می شود.

منبع: پردیس دانشکده های فنی دانشگاه تهران