سیستم اطلاعات منابع انسانی

نقش سیستم اطلاعات منابع انسانی در سازمان

سازمان ها اگر دارای بهترین تکنولوژی بوده و از بهترین امکانات بهره مند باشند ولی از نیروی انسانی متخصص و کارآمد برخوردار نباشند و یا توانایی استفاده درست و کارآمد از نیروهای موجود را نداشته باشند قادر نیستند بر محیط اثر گذاشته و در عرصه رقابت موفق عمل کنند. نیروی انسانی این توانایی را دارد که سایر منابع را پردازش کرده و خدمات و کالاهایی را پدید آورد که سازمان به خاطر آن تاسیس شده است. یکی از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی برنامه ریزی نیروی انسانی است. سیستم اطلاعات منابع انسانی ازطریق برنامه ریزی کارآمد و اثربخش می تواند حجم و ترکیب نیروی انسانی مورد نیاز برای آینده را فراهم ساخته و یا توانائی های نیروهای موجود را ارتقا بخشد. از این رو برای تداوم موجودیت سازمان و حصول به اهداف آن برنامه ریزی نیروی انسانی باید از اولویت بالایی برخوردار باشد.

ارائه اطلاعات لازم توسط سیستم اطلاعات منابع انسانی

باید توجه داشت برنامه ریزی موثر و کارآمد نیروی انسانی و اصولاً هر نوع برنامه ریزی به اطلاعات، به خصوص اطلاعات پردازش شده نیاز دارد. سیستم اطلاعات منابع انسانی (Human Resource Information System) قادر است تا با تولید، سازماندهی، نگهداری و توزیع اطلاعات نیروی انسانی به مدیران سازمان در سطوح مختلف تصمیم گیری به عنوان یک ابزار بسیار ارزشمند کمک کند. این سیستم اطلاعاتی قادر است با استفاده از پایگاه های داده، در رابطه با نیروی انسانی سازمان، اطلاعات مورد نیاز را برای تصمیم گیری مدیران میانی و مدیران ارشد سازمان در رابطه با مدیریت منابع انسانی سازمان فراهم سازد.

سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) چیست؟

HRIS و یا سیستم اطلاعات منابع انسانی ، یک راه حل نرم افزاری خیلی خوب، در کسب و کارهای کوچک و میانی، برای کمک به مدیریت فعالیت های منابع انسانی، حقوق و دستمزد، مدیریت و حسابداری است.

HRIS به طور کلی قابلیت برنامه ریزی، کنترل و مدیریت هزینه های منابع انسانی را برای مدیران فراهم می کند. 

بدون شک مهم ترین عناصر و مهم ترین سرمایه در یک سیستم کارآمد و فعال، کارکنان هستند.

HRIS همواره به دنبال راه حل های انعطاف پذیری را برای یکپارچه سازی سیستم اطلاعات منابع انسانی ، از جمله سیستم حقوق و دستمزد، آموزش، استخدام، سیستم حضور و غیاب و برنامه ریزی ملاقات ها فراهم می سازد.

سیستم اطلاعات منابع انسانی از نظر صاحب نظران

تاننبوم (Tannenbaum-1990) سیستم اطلاعات منابع انسانی را به عنوان ابزاری تعریف کرده است که برای دستیابی، ذخیره، دستکاری، تحلیل، اصلاح و توزیع اطلاعات در مورد منابع انسانی سازمان به کار می رود. در عمل، دو تحلیل از کاربرد سیستم اطلاعاتی منابع انسانی وجود دارد و حداقل دو حد متفاوت از کاربرد در ادبیات موضوع پیش بینی شده است.

به عنوان مثال، کواک و کث کارت (۱۹۹۰) اظهار داشته اند که: اطلاعات HRIS در درجه اول می توانند برای مقاصد اداری که موجب کاهش هزینه و زمان می شوند و در درجه دوم برای حمایت از تصمیمات تحلیلی به کار روند.

کاربردهای متفاوت HRIS

به طور مشابه، مارتینسونز کاربردهای متفاوت HRIS را مطابق درجه پیچیدگی آن طبقه بندی کرده است. او اظهار داشته است که اجرای حقوق و مزایا و نگهداری اطلاعات و غیبت های کارکنان به صورت الکترونیکی غیرپیچیده اند و او این امر را کاربرد کوته بینانه اتوماسیون می داند. از طرف دیگر، استفاده از IT در کارمندیابی، استخدام، آموزش، توسعه، برنامه ریزی منابع انسانی و ارزیابی عملکرد تحت عنوان موارد پیچیده طبقه بندی می شوند. این به علت اطلاعاتی است که برای حمایت از تصمیماتی ایجاد می شود که مستلزم قضاوت کارشناسانه و ماهرانه و دستکاری پیشرفته تر اطلاعات در خصوص منابع انسانی است که جنبه سخت Hard HRM) HRM) را منعکس می کند.

(HRIS) یک نرم افزار آنلاین برای ورود اطلاعات است

از سویی؛ سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) یک نرم افزار آنلاین برای ورود اطلاعات، ردیابی اطلاعات، جمع آوری اطلاعات داده ها، دسترسی به سطح داده های مشخص، برنامه ریزی و زمان بندی دسترسی به داده ها در جلسات هم می تواند باشد.

باید توجه داشت که این سیستم طوری طراحی شده است که قابلیت پشتیبانی اطلاعات در دامنه های کوچک و بزرگ را دارد. یعنی تفاوتی ندارد که شما مدیریت یک کارگاه کوچک ده نفری را به عهده دارید یا یک کارخانه و کارگاه بزرگ چند صد نفری را. سیستم اطلاعات منابع انسانی قابلیت تغییر دامنه پذیرش اطلاعات و تغییر در ساختار را دارا می باشد.

در یک تعریف کلی می توان گفت:

برنامه ریزی منابع انسانیHRIS یعنی؛

• مدیریت تمام اطلاعات کارمند و داده های گوناگون؛ از قبیل نام، عنوان، آدرس و حقوق شروع اساسی است.
• حقوق و دستمزد و موقعیت تاریخ، ساختار گزارش، تاریخ ارزیابی عملکرد، و سایر اطلاعات حیاتی کارمند.
• اسناد مربوط به شرکت مانند کتابچه کارکنان، پروسه تخلیه اضطراری، و دستورالعمل های ایمنی.

مهم است که این اطلاعات با هم در یک نظام یکپارچه سازماندهی شوند. در این صورت، می توانید زمانی که مشغول پرداخت حقوق و دستمزد هستید، از صحت پرداخت صحیح آن اطمینان داشته باشید.

دسترسی به نامه های سازمان

مهم است وقتی کارمندی در سیستم اطلاعاتی سازمان شما، نامه ای را به طور رسمی منتشر می کند که در تصمیم گیری مدیریت و برنامه ریزی کارها تاثیر دارد، شما و بقیه پرسنل مربوط به آن دسترسی داشته باشند.
این گونه هیچ سوء تفاهمی پیش نخواهد آمد و شما به راحتی می توانید مستندسازی کنید.

یا اینکه شما تصمیم می گیرید، افراد جدیدی را به سازمان خود وارد نمایید. وقتی از سیستم اطلاعات منابع انسانی HRIS استفاده کرده باشید، به راحتی می توانید رزومه های غیر فعال را بررسی، جاهای خالی و نقاط کمبود سیستم منابع انسانی را کشف و به دنبال آن، بهترین تصمیم گیری در حوزه ی استخدام کارمندان جدید را داشته باشید.

سیستم اطلاعات منابع انسانی HRIS چه مزایایی دارد؟

•  بهبود بهره وری و کیفیت در تصمیم گیری HR.
•  بهبود کارکنان و بهره وری مدیریتی و اثربخشی.
• سازگاری کامل با حقوق و دستمزد و نرم افزار های مالی سایر شرکت ها و سیستم های حسابداری.
• حضور و غیاب و استفاده PTO.
• افزایش حقوق و تاریخ.
• برنامه های توسعه عملکرد.
• آموزش.
• اقدام انضباطی سریع.
• دسترسی به اطلاعات حیاتی کارمند.
• مدیریت و برنامه کلیدی کارمند جانشین.
• شناسایی کارمندان بالقوه و کارآمد.
• ردیابی متقاضیان کار، شرایط مصاحبه، انتخاب و استخدام.

مراحل برنامه ریزی منابع انسانی

برنامه ریزی منابع انسانی را در ۴ مرحله می توان به اجرا درآورد :

۱ – گردآوری، تحلیل و پیش بینی داده ها به منظور پیش بینی عرضه منابع انسانی، برپاداشتن یک نظام اطلاعاتی منابع انسانی، پیش بینی تقاضای منابع انسانی، افزودن بر نظام اطلاعاتی منابع انسانی

۲ – تعیین هدف ها و سیاست های کلی منابع انسانی و جلب حمایت مدیران بلندپایه در مورد آنها؛

۳ – طراحی و به انجام رساندن طرح ها و برنامه های عملی در زمینه هایی مانند کارمندیابی، آموزش و ترفیع که سازمان را قادر خواهد ساخت به هدف های منابع انسانی خود دست یابد؛

۴ – نظارت بر طرح ها و برنامه های امور کارکنان و ارزیابی آنها به منظور آسان کردن پیشرفت به سوی هدف های برنامه ریزی منابع انسانی.

بدون برنامه ریزی منابع انسانی اثربخش، شغل های بی متصدی را اغلب می توان تشخیص داد. در نتیجه کارمندیابی، گزینش و به کارگماری ممکن است بدون آگاهی از شغل هایی صورت گیرند که بدون مشاغل هستند یا آنکه این گام ها چنان به شتاب برداشته شوند که به کارگرفتن فرایند کامل کارمندیابی و گزینش شدنی نباشد.

تعاریف دیگری از سیستم اطلاعات منابع انسانی:

۱ – سیستم اطلاعات منابع انسانی عبارت است از یک روش سازمان یافته جمع آوری، نگهداری و ارائه اطلاعات به مدیران به منظور تصمیم گیری در امور چهارگانه مدیریت منابع انسانی. چنین سیستمی باید دارای مشخصات زیر باشد:

الف – اطلاعات به روز باشد و به موقع در اختیار استفاده کننده قرار گیرد؛

ب – اطلاعات صحیح و دقیق باشد؛

پ – اطلاعات مربوط و مورد نیاز مدیران باشد؛

ت – کلیه اطلاعات موردنیاز برای هر نوع تصمیم گیری به طور سریع در اختیار قرار گیرد.

۲ – منظور از سیستم اطلاعات منابع انسانی HRIS

استفاده از روشی منظم و سازمان یافته برای کسب اطلاعاتی است که تصمیم گیری عقلایی درباره منابع انسانی را در سازمان امکان پذیر می سازد. این اطلاعات باید به روز، صحیح، دقیق، کوتاه و مختصر، مربوط و مناسب، کامل و بهنگام باشد.

۳ – سیستم اطلاعات منابع انسانی به مجموعه ای از داده های منظم، قابل اتکا و معتبر عنوان می شود که برای برنامه ریزی نیروی انسانی به کار می رود.

۴ – سیستم اطلاعات منابع انسانی به یک نظام اطلاعاتی رایانه ای معمولی نامیده می شود که در مدیریت امور کارکنان و منابع انسانی به کار برده می شود. هر نظام اطلاعاتی منابع انسانی به طور منطقی یک سیاهه از شغل ها و مهارت های موجود در سازمان است. سیستم اطلاعات منابع انسانی مجموعه ای از ابزارهای مدیریت است که مدیران را توانا می سازد تا برای بهره گیری از منابع انسانی سازمان هدف هایی بر پا دارند و میزان کامیابی در رسیدن به این هدف ها را تعیین کنند. در مورد برنامه ریزی نیروی انسانی اشاره شد که برنامه ریزی نیروی انسانی درحقیقت یک فرایند استراتژیک است، سیستم های اطلاعاتی مدیریت نیز در سازمان از اهمیت استراتژیک برخوردارند و آن را باید به عنوان یک مقوله استراتژیک در نظر گرفت.

کاربردهای سیستم اطلاعات منابع انسانی

تعدادی از کاربردهای سیستم اطلاعات منابع انسانی در برنامه ریزی نیروی انسانی به شرح زیرند:

۱ – جمعیت شناسی، برنامه ریزی و تحلیل سازمانی:

نظام اطلاعاتی منابع انسانی توانایی سازمان را برای گردآوری و ردیابی ویژگی های بنیادی چون سن، جنس، سطح آموزش و پرورش، طول خدمت، نژاد و… را فراهم می آورد. ایــن اطلاعـات تصمیم گیری در زمینه هایی چون برنامه ریزی جانشینی کارکنان، تحلیل بهره دهی نسبت به بهره گیری و تحلیل دستمزد نسبت به بهره وری را آسان می کند.

۲ – برنامه ریزی برابری استخدامی و ردیابی آن:

نظام اطلاعاتـــی منابع انسانی می تواند به برنامه ریزی برابر استخدامی برای زنان و دیگر گروه های اقلیت یاری بسیار دهد. در نتیجه سازمان را قادر می سازد تا ضرورت های قانونی را در این زمینه رعایت کند.

۳ – تهیه طرح های راهنما و پیش بینی:

بروندادهــــای نظام اطلاعاتی منابع انسانی می تواند مبنایی برای پیش بینی اثرهای طرح های گوناگون باشد. این کار به تعیین و تشخیص کمبودها یا مهارت های آینده، هدایت مسیر کارراهه، سنجش کارمندیابی های گذشته یا پیش بینی شده، الگوهای ترجیح و جایگزینی برای کارکنان دارای کارکرد بالا یا پایین و کارهایی از این شمار یاری می دهد.

۴ – تحلیل بهره وری و ارزیابی برنامه:

سیستم اطلاعات منابع انسانی می تواند برای ردیابی پیامدهای برنامه هــــای آموزشی و دیگر برنامه های بهبود بهره وری بر پایه میزان های گوناگـــون اندازه گیری عملکرد به کار برده شود.

نتیجه گیری:

مدیران با نگرش و دیدی استراتژیک و داشتن اطلاعات مورد نیاز، قبل از هر بحران و چالشی از طریق مدیریت آینده ساز می توانند آماده رویارویی با هر مشکلی در حال و آینده باشند. هر چند که ممکن است برخی از مدیران و صاحبنظران این مقوله را ایده آل بدانند ولی در نهایت این شیوه در درازمدت در صورت نهادینه شدن دید بلندمدت و داشتن تخصص و تجربه کافی توانایی بالایی جهت رسیدن به اهداف را دارد. از این رو، برنامه ریزی نیروی انسانی با توجه به اینکه نیروی انسانی مهمترین سرمایه هر سازمان است در حفظ و ادامه حیات سازمان ها نقش تعیین کننده ای خواهد داشت. از آنجایی که هر برنامه ای نیاز به اطلاعات دارد و اطلاعات نیز یکی از سرمایه های سازمان و عامل قدرت در آن است، موجودیت یک سیستم اطلاعاتی را ضروری می سازد.

با توجه به اینکه هر اطلاعاتی برای سیستم مفید نیست، وجود یک سیستم اطلاعاتی که توانایی بالایی در پردازش اطلاعات مورد نیاز را داشته باشد لازم است. از این رو طراحی و ایجاد سیستم اطلاعات منابع انسانی را از اولویتهای هر سازمانی باید دانست.

منبع: کسب و کار شما