هر شرکت سهامی یا سازمان متشکل از سهامداران و اعضای هیات مدیره و مدیرانی است که در اداره شرکت سهیم هستند وبه منظور تعیین وضعیت شرکت و تصمیمگیری در مورد موضوعات مختلف شرکت یا سازمان بایدجلسه ای تشکیل دهند که به این جلسه مجمع گفته میشود.
درواقع تجمع صاحبان سهام شرکت اعم از سهامداران داخلی یا خارجی به منظور اتخاذ تصمیماتی که معمولاً منجر به ایجاد منافعی برای آنها است را مجمع میگویند.
عناصر تشکیل دهنده دعوت نامه مجمع:
- دستور جلسه: هرآگهی مجمع باید دارای دستور جلسه باشد به عبارتی دیگر دستورجلسه به مواردی که بین سهامداران به مشورت گذاشته میشود تا در مورد آن تصمیم اتخاذ شود دستور جلسه گفته میشود.
۲.تاریخ و ساعت تشکیل جلسه مجمع: تاریخ و ساعت برگزاری جلسه مجمع باید در آگهی قید شود.
* نکته قابل توجه این است که چاپ آگهی مجمع باید بین ۱۰ تا ۴۰ روز قبل از زمان برگزاری مجمع باشد.
عدم رعایت فاصله زمانی منجر به ابطال آگهی مجمع میشوددر واقع حتی اگر آگهی به اداره ثبت ارسال شود مورد قبول نبوده و اداره ثبت آن را باطل اعلام میکند.
- مکان برگزاری جلسه مجمع: در آگهی چاپ شده در روزنامه کثیرالانتشار باید آدرس دقیق مکان برگزاری جلسه مجمع مشخص باشد.حتی اگر مجمع در داخل آن شرکت برگزار شود هم آدرس کامل باید قیدگردد.
نکته : فقط صاحبان سهام(سهامداران) و یا نمایندگان قانونی آنها میتوانند در جلسه مجمع شرکت کنند. لذا ارائه ورقه سهم ویا وکالتنامه قانونی افراد وکیل جهت دریافت مجوز ورود به مجمع الزامی است.
مجمع و انواع آن:
مجمع شامل : مجمع اولیه ، مجمع عمومی عادی و مجمع عومی فوق العاده است که هر کدام در زمان قانونی و مورد نیاز شرکت قابل برگزاری است.
مجمع اولیه (مجمع موسس ) در واقع اولین مجمع هر ارگان یا سازمان یا شرکت سهامی پس از تاسیس شرکت است.
مهمترین دستورات جلسه این مجمع شامل :۱.مطالعه گزارش موسسین و تصویب آن ۲. تصویب طرح اساسنامه ۳. انتخاب اولین مدیران و بازرسان شرکت ۴. تعیین روزنامه کثیرالانتشار جهت درج آگهی مجمع درآن
نکته: درشرکت های سهامی خاص طبق ماده ۸۲ قانون تجارت تشکیل مجمع موسس الزامی نمی باشد.
- براساس ماده ۱۰۸ قانون تجارت مدیران شرکت توسط مجمع عمومی موسس انتخاب میشوند.
- براساس ماده ۱۰۹ قانون تجارت مدت مدیریت مدیران در اساسنامه شرکت مشخص میشودولی این مدت بیش از دو سال نمی باشد.
مجمع عمومی عادی
شامل مجمع عمومی عادی سالیانه و یا مجمع عمومی عادی بطور فوق العاده است.
مجمع عمومی عادی باید هر سال یک باربرگزار شود و عموما دستورات جلسه آن شامل:۱. انتخاب اعضای هیات مدیره
- تصویب صورتهای مالی سال قبل شرکت ۳. تقسیم سود ۴. تصویب تراز و حساب سود و زیان سالانه
۵.سایر مواردی که در صلاحدید هیات مدیره باشد.
* طبق ماده ۸۹ قانون تجارت در مجمع عمومی ،بدون قرائت گزارش بازرس یا بازرسان شرکت در مجمع عمومی،
اخذ تصمیم در مورد ترازنامه و حساب سود و زیان معتبر نخواهد بود.
- بر طبق ماده ۹۰ قانون تجارت، تقسیم سودبین صاحبان سهام تنها پس از تصویب در مجمع عمومی جایز است.
- درصورتی که هیات مدیره در مهلت مقرر از سهامداران جهت شرکت در مجمع عمومی سالانه دعوت به عمل نیاورند،بازرس
- یا بازرسان شرکت مکلفند راسا نسبت به دعوت مجمع اقدام نمایند.
- براساس ماده ۹۴ قانون تجارت هیچ مجمع عمومی نمی تواند تابعیت شرکت را تغییر دهد.
- همانطور که درماده ۹۵ قانون تجارت اشاره شده است،سهامدارانی که حداقل ۱/۵ سهام شرکت را دارا باشند،می توانند
درخواست تشکیل مجمع عمومی را به هیات مدیره تسلیم نمایند و درصورتی که هیات مدیره ظرف مدت حداکثر ۲۰روز نسبت به
دعوت تشکیل مجمع عمومی اقدام نکنند،سهامداران مذکور میتوانند از بازرس یا بازرسان درخواست تشکیل مجمع را داشته باشند
که بازرس یا بازرسان نیز باید حداقل ظرف مدت ۱۰روز مجمع را تشکیل دهند در غیر اینصورت سهامداران مستقیما و با حفظ ضوابط
دعوت مجمع میتوانند نسبت به دعوت تشکیل مجمع عمومی اقدام نمایند.
جلسه مجمع عمومی سالیانه با شرکت سهامدارانی که بیش از ۵۰ درصد سهام شرکت را دارند رسمیت پیدا میکند در غیر اینصورت چون شرکت کنندگان در مجمع به حد نصاب لازم نرسیده است نیاز به برگزاری مجمع دوم می باشد.
نکته:درصورت نیاز به تکرار آگهی مجمع حتما دلیل برگزاری مجمع دوم باید قید شود.مثلا درصورت به حدنصاب نرسیدن اعضای مجمع اول ذکر این نکته در آگهی دوم الزامی است.
مجمع عمومی فوق العاده:
مجمع عمومی فوق العاده هم در شرایط خاصی بر حسب ضرورت برگزار میشود.
بازرسین و هیات مدیره شرکت در شرایط مقتضی میتوانند در طول سال آگهی مجمع عمومی فوق العاده را با دستور جلسه مشخص برگزار کرده و درپی آن آگهی را در روزنامه ها منتشر کنند.
دستور جلسات مجمع عمومی فوق العاده شامل: موضوعات اصلاح یا تغییر مواد اساسنامه شرکت، کاهش یا افزایش سرمایه و انحلال شرکت است که در مجمع عمومی فوق العاده قابل بررسی است.
زمان برگزاری مجمع فوق العاده ووضعیت حدنصاب شرکت کنندگان در مجمع فوق العاده نیز مانند مجمع عادی است.
دعوت از سهامداران جهت شرکت در جلسه مجمع توسط هیات مدیره و با انتشارآگهی در روزنامه های کثیرالانتشار انجام میشود.
در کلیه موارد دعوت از صاحبان سهام برای تشکیل مجامع عمومی(عادی یا فوق العاده) باید از طریق چاپ آگهی در روزنامه کثیرالانتشار (نام روزنامه در اساسنامه شرکت مشخص شده است) صورت میگیرد.
چگونه آگهی مجمع سفارش دهیم:
پس از تصمیم به برگزاری جلسه مجمع عمومی ، متن آگهی دعوت با رعایت نکات و الزامات که در بالا به آن اشاره کردیم تنظیم و در سربرگ و با الصاق مهر شرکت و امضای مقام دعوت کننده به روزنامه مورد نظر ارسال میشود.
چه شرکت هایی ملزم به برگزاری مجمع هستند:
کلیه شرکت های سهامی و تعاونی ملزم به برگزاری مجمع عمومی هستند. البته شرکت های با مسئولیت محدود و نسبی هم که تعداد شرکایشان بیش از ۱۲ نفر باشند باید مجمع عمومی را برگزار کنند.
زمان برگزاری آگهی مجمع:کلیه شرکت های سهامی حداکثر پس از ۴ ماه از اتمام سال مالی خود ملزم به برگزاری مجمع و انتشار آگهی آن در روزنامه کثیرالانتشار هستند.
از آنجا که اتمام سالی بسیار از شرکت های سهامی پایان اسفند است بیشترین مجامع در تیر و مرداد برگزار میشود.
آگهی چاپ شده علاوه بر ارسال به اداره ثبت باید درسایت سازمان بورس هم بارگذاری شود.
درپایان یاد آور میشودکلیه شرکت های سهامی باید اطلاعیه برگزاری مجمع خود را در روزنامه کثیرالانتشار چاپ نموده و همچنین در سایت رسمی بورس کشور و سایت رسمی خود شرکت منتشر نمایند.
نمونه آگهی مجمع عمومی :
آگهی دعوت به مجمع عمومی عادی سالیانه برای سال مالی منتهی به ۲۹ / ۱۲ / ۱۴۰۰
الف- زمان و محل برگزاری مجمع عمومی : از کلیه سهامداران ، وکیل یا قائم مقام قانونی صاحب سهم و همچنین نماینده یا نمایندگان اشخاص حقوقی دعوت میگردد تا در جلسه مجمع عمومی این شرکت که در ساعت ۱۴:۳۰ روز چهارشنبه مورخ ۲۹ / ۰۴ / ۱۴۰۱ در سالن همایش “شرکت بین المللی بازرسی کالای تجاری” به آدرس ” تهران، خیابان استاد مطهری، بعد از چهارراه قائم مقام فراهانی پلاک۳۳۴ ” برگزار میگردد، حضور بهم رسانند. ب–دستور جلسه : استماع گزارش هیئت مدیره ، گزارش حسابرس و بازرس قانونی، تصویب صورتهای مالی سال مالی منتهی به ۲۹ / ۱۲ / ۱۴۰۰ ، انتخاب حسابرس و بازرس قانونی، انتخاب روزنامه کثیرالانتشار، تعیین حق حضور اعضای غیر موظف هیئت مدیره و سایر موارد ج-نحوه دریافت برگ حضور در جلسه : برگ حضور در جلسه در محل برگزاری مجمع ارائه می گردد.
هیات مدیره شرکت کارخانجات پارس الکتریک (سهامی عام)
نمونه آگهی مجمع عمومی فوق العاده:
آگهی دعوت به مجمع عمومی فوق العاده
شرکت بهنوش ایران(سهامی عام)
شماره ثبت۱۰۶۲۰و شناسه ملی ۱۰۱۰۰۴۲۷۹۱۷
به اطلاع کلیه سهامداران گرامی می رساند جلسه مجمع عمومی فوق العاده این شرکت در ساعت ۱۲:۳۰ روز چهارشنبه مورخ ۲۹تیر۱۴۰۱ واقع در هتل پارسیان اوین ( سالن تشریفات کوه نور ) به آدرس: تهران –بزرگراه شهید چمران، تقاطع یادگار امام ره برگزار میگردد. لذا ضمن سپاس از سهامداران محترم تقاضا می گردد، در راستای حفظ و رعایت پروتکل های بهداشتی با مشاهده همزمان مجمع به صورت آنلاین از طریق لینک https://dima.csdiran.ir سوالات و نظرات خود را مطرح تا نسبت به پاسخگویی آن مطابق ضوابط مجامع اقدام گردد.
دستور جلسه:
– اصلاح موادی از اساسنامه شرکت
– سایر موارد قابل طرح در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده
با عنایت به ابلاغیه ۱۶۶۵۴۷/۱۲۱ مورخ ۴تیر۱۴۰۱ سازمان بورس و اوراق بهادار در خصوص الزامات وزارت بهداشت در مجامع عمومی به اطلاع می رساند همراه داشتن کارت واکسن و استفاده از ماسک در طول برگزاری مجمع ضروری است.
لازم به یادآوری است که جهت ورود به جلسه مجمع برای اشخاص حقوقی معرفی نامه و اشخاص حقیقی ارائه کارت ملی الزامی می باشد. از سهامداران محترم که به دلیل شرایط فعلی با امکانات و ظرفیت های مجازی مجمع را مشاهده میکنند کمال تشکر را داریم.